2011年6月3日金曜日

「うっかり失効」を確実に防ぐためのGoogleカレンダー活用法

免許証やパスポートの更新、独自ドメインの延長など、頻繁にあるわけじゃないものに限って手続きを忘れてしまうとその代償は大きいもの。

特に免許証の場合は、期限を半年過ぎた「うっかり失効」さえも過ぎてしまうと、仮免許交付のための適性検査→本試験合格のための適性試験・学科試験・技能試験を受けなければならないはめになります。身分証明証替わりに使っているペーパードライバーにとっては、技能試験に受かるのは至難の業…

そんなトラブルを避けるための、ちょっとしたTipの紹介です。
ギークなネタを期待されてる方には物足りないかもしれませんが、ビジネスや日常生活でのリスクを減らすためにぜひともやっておきたい方法をご説明します。

やり方は簡単。Googleカレンダーに予定を組み込んで、事前に通知(アラート)を送るように設定しておくだけです。もちろん、Googleカレンダー以外にも、Remember the Milkなどのタスク管理ツールでもいいでしょう。


Googleカレンダーの通知設定
まずは、Googleカレンダーにログイン
http://www.google.com/calendar?hl=ja


↑予定を立てる日にカーソルを合わせて、「予定の詳細を編集」をクリック

↑詳細を設定します。
  1. 予定の「タイトル」を入力します。
  2. 「通知を追加する」をクリックします。
  3. 分、時間、日、週間がプルダウンで選びます。ここでは30日前に設定。
  4. 通知は「メール」と「ポップアップ」から選択できます。
なお、私は「プライベート」というカレンダーを事前に作っておいて、グループの他のメンバーとの共有をあえてしていません。別に見られて困るわけじゃないのですが、他の人にとっては「ごみ」情報をカレンダーから排除するためです。

↑こちらは通知メールの例。こんな感じでアラートが飛んできます。

ポップアップ通知の例。PCで作業中に、突然このように表示されます。

ちなみに、メールとポップアップ以外に自分の携帯メールに通知を送ることができます。
Googleカレンダーの右上のオプションボタンをクリックして、「モバイルの設定」を選択します。画像は携帯登録後の画面ですが、未登録の場合は「ユーザー名」に携帯メールアドレスの@より前の部分を入力して、プルダウンから自分の該当するドメインを選択します。

その状態で、「確認コードを送信」ボタンをクリックすると、携帯メールアドレスに確認コードが送信されてきます。その番号を「確認コード」に入力して「設定を終了」ボタンをクリックすれば完了です。

通知の方法はこのように3種類ありますが、3種類全てを、それも時間差で通知することも可能です。どうしても忘れたら困るようなものは、何度もアラートしてもいいかもしれません。


ついつい忘れがちなリスト
それでは、忘れがちな(でも絶対に忘れてはいけない)もののリストを簡単にまとめてみました。レンタルサーバなど1年毎の更新のものから、パスポートのように10年更新のものまで実に様々。また、逆に契約を解除することを忘れてはいけないものというのもあります。

このリストは皆さんそれぞれ異なると思います。
思いついたらその都度、Googleカレンダーに入れておきましょう。

日常生活関連
  • 運転免許証
  • パスポート
  • ESTA(電子渡航認証システム)※メールでも一応通知がきます。
  • 引越しの契約更新

切れたら困るもの
  • 独自ドメイン
  • レンタルサーバ

サービスによっては自動更新できるものもあります(私もそれを使っています)。ただし、自動更新の場合はまた別のリスクがあって、利用していないのに更新されてしまうケースも。

期限内に停止しておかないと困るもの

無料の”甘い罠”に誘われて登録したものの、無料期間が過ぎてしまい、自動的に課金されてしまうものも。特にアマゾンプライムは要注意。