ドキュメントを共有する際に、Googleドキュメントを活用する方も多いと思います。
Gmailのメール削除問題でクラウドのリスクが認知されつつありますが、チーム内での情報共有や業務効率の改善に、クラウドは欠かせないツールの一つです。
私もビジネスやプライベートでGoogleドキュメントを利用していますが、ローカルに保存したファイルをアップするのに少し手間だと感じていました。Googleドキュメントにアクセスして、「アップロード」の作業をしなければならないためです。
先日リリースされたGoogle cloud connectはそんな煩わしさを解消してくるMicrosoft Office用のプラグインです。Microsoft Word、 PowerPoint、Excelに対応しています。
プラグインをダウンロード
↑
Google Cloud Connect for Microsoft Officeをダウンロードします。「
Download Google Cloud Connect」ボタンをクリック。
↑「
Accept and Install」をクリック
↑これで完了です。
IDの設定
↑Microsoft Officeのソフトを開くと図のようなバーが追加されています。
「Google Cloud Connect Settings...」か
「Login」をクリックして、GoogleのIDとパスワードを入力します。
↑
「login」をクリック。
↑GoogleのIDとパスワードを入力します。会社などでGoogle Appsを利用している場合は、
「Google Appsアカウントでログイン」をクリックしましょう。
↑
「アクセスを許可」をクリック。
↑保存時に自動的にGoogleドキュメントに転送する場合は
Automaticを、手動で行う場合は
Manualを選択。
文書を転送
↑このようにドキュメントを作成したら、
「Sync」をクリックします。
↑Googleドキュメントにアップするには、事前にローカルに保存する必要があります。
保存先とファイル名を決めって「保存」をクリック。その後、再度「Sync」を押しましょう。
↑Googleドキュメントに無事アップが完了したら、図のようにURLが表示されます。これがGoogleドキュメント上のURLになります。
文書を共有
↑Googleドキュメント上でドキュメントを共有するには、まず
「Share」ボタンをくりっく
↑共有したいユーザーのメールアドレスを入力するだけです。
↑実際にGoogleドキュメント上で表示した図。
「ダウンロード」をクリックすれば、他のユーザーもファイルを落とすことができます。
ただし、この方法でアップロードした場合は、通常のGoogleドキュメントと違って、オンライン上で編集ができないので注意を。
Googleドキュメントでの管理は、メールに添付してやり取りするよりも簡単です。Googleドキュメントは文書のバージョン管理ができるので、なにより「先祖帰り」のリスクを軽減できます。
