Googleドキュメント更新通知をメール送信して効率アップ

最近ではプロジェクト単位でGoogleドキュメントを使って共有を行うケースも増えてきました。私の会社では、会議の議事録をリアルタイムで書きこんだり、サイトの仕様書やマーケティングデータなどを共有しています。

今回はGoogleドキュメントの更新通知をメールで送信する機能をご紹介します。とは言うものの、これは特に新しい機能ではありません。私は、この機能の存在は知っていましたが、これまで活用シーンがありませんでした。

私がこの機能を利用したのは次の理由。
担当者が毎日1度、前日のデータを入力することになっているのですが、更新の正確な時間が決まっていません。そのため、そのデータを見に行っても、結局更新されていないということが起こりえます。担当者が更新の度に、関係者にメールを送る方法もありますが、そういった手間をかけずに通知する方法としてこの機能を利用しました。メンバーのタスクが一つ減って、作業の効率化に貢献してくれます。

URLがメールに書かれているのでそれをクリックするだけ。

↑右上の「共有」＞「通知ルールの設定」を選択します。

↑通知ルールの設定画面。特定のシートやセルに更新があった場合のみ通知するようにもできます。メールの通知方法も「1日1回」と「その都度」から選べます。問題がなければ「保存」をクリック。

↑問題なければ「完了」ボタンをクリック。変更したい場合は「編集」を押せば、再度設定が可能です。

↑ドキュメントを共有したユーザーが変更を加えると、このようなメールが送信されます。
貼られているリンクをクリックすれば、Googleドキュメントに1クリックで移動できます。

↑移動するとこのように変更点に色が付いています。

その他にも、メールでの通知機能を使えば、Googleドキュメントで共有した仕様書の変更があるたびに通知してもらったり、アンケートフォームに入力があったら通知してもらったりと、色々便利に使えそうです。