2010年5月13日木曜日

RTMとIE tabでルーティン作業を加速するためのTips


IE tabは、本来IEにしか対応していないサイトをFirefoxで閲覧するために開発されたFirefox用のアドオンです。最近ではFirefox対応が当たり前になったので利用頻度が減っているようです。

私の場合、このアドオンはFirefoxでローカルのフォルダを開くため専用に使っています。この機能とRTMを連携することで、ルーティン作業の効率が加速度的に向上します。

実際に私がルーティン作業をRTMで管理している方法を紹介しながら、IE tabの使い方を紹介したいと思います。


(1)ルーティン作業をRTMに登録
毎日、毎週、毎月と、定期的に作業が発生するルーティンのタスクをお持ちの方も多いと思います。
私の場合、ルーティン作業はRTMに登録して、「ルーティン」というリストにまとめるようにしています。

まずは、自分が持っているルーティンをRTMにひとつずつ登録しておきます。


(2)ノートに作業手順を記入する
ノートを「+追加」します。(分かりづらいですが、タスクとノートはタブで区切られています。)

「ノート」に作業手順を箇条書きにしておきます。

ルーティン作業は、このようにざっくりと作業手順を書いておくと便利です。それを見て作業すればよいので集中して取りかかることができます。作業手順を記憶に頼っていると、手順を飛ばしてしまったり、順番が入れ違いになったりしてストレスを感じながら仕事をすることになりかねません。

この時、作業効率を向上させるポイントとしては、作業で使うフォルダやメールアドレスも記述しておくことです。そうするとブラウザだけで作業が完結し、無駄な動きを省くことができます。以下そのやり方を紹介します。


(3)作業時に利用するフォルダのURLを記述する
こうすることで必要な資料やファイルを格納しているフォルダがワンクリックで立ち上がります。必要なフォルダを探して開くのは意外と時間がかかるものです。作業に入る前の準備に時間が取られてしまいます。そうした時間は減らせるに越したことはありません。

やり方は単純で、開きたいフォルダ名を以下のように記述するだけです。

file://C:\Users\[ユーザー名]\Documents\My%20Dropbox\[フォルダ名]
「file://」の部分はスラッシュ、それ以外の区切りは「\」。違うので注意を。

フォルダ名やファイル名に空白のスペースがある場合、「%20」を必ず入れます。上の例では「My Dropbox」というフォルダ名でスペースが生じているため、その間を%20で埋めています。

フォルダを開くときは、右クリックで「リンクをIEに切り替えて開く」を選択します。


すると実際のフォルダを開いた時のようにFirefox上でファイルが表示されるのが分かります。



作業が終わったら報告のメールを同僚や上司に送信することもあると思います。その場合は、作業手順の最後にメールアドレを記述しておくようにしましょう。

クリックすると規定のメーラーが立ち上がるのでその場でメールを送信します。

ちなみに、Firefoxの場合、既定のメーラーをGmailに設定することができます。普段、Gmailで作業している人にとってはおすすめです。作業⇒メール報告がブラウザ上で全て完結するためです。