例えば・・・
- （日次）上司やチームメンバーに日報を送る
- （週次）上司やメンバーに営業成績やプロジェクトの進捗状況を報告する
- （月次）クライアントに請求書メールを送付する
私は会社に属しながらも、個人事業主としてビジネスを行っているのですが、定期的に送信するメールはどちらの場合でも少なからず存在しています。利用しているメーラーはいずれもGmail。会社ではGoogle Apps、個人では一般のGmailを活用しています。このように、最近では中規模な会社レベルでGoogleのGmailのシステムを利用するところも増えているようです。
そこで、今回はGmailを活用している場合のテンプレート作成についてご紹介します。
（といっても、新しいサービスでも、とびきり斬新な手法でもないですが・・・）
数年前にGmailのラベルを活用したメールテンプレート作成法が紹介されたことがありました。
私も、この方法を一時期利用していたことがありました。Gmailで全てが完結しているのがとても便利で、画期的だとい印象を受けた覚えがあります。まだ、Labsに返信定型文がなかった時期だと思います。
ただし、ここで紹介されていた方法では「コピペ」という作業が発生してしまいます。使いたい文章をマウスで選択してコピーする作業は意外と面倒なもの。。。
ここで紹介する方法は、「コピペ」という作業を省いて効率的にこなすものになってます。
それぞれ一長一短はあるのですが、今回は3つの方法をご紹介します。
（1）Gmail Labsの「返信定型文」を活用する
特に新しい機能ではないのですが、最近使い始めてかなり便利だったことが判明。。。
（それまでは、この機能の用途を勘違いしてました・・・）
Gmailで新規に「メールを作成」して文書をペースト。そのまま「返信定型文を作成」をクリックします。
このメールは一旦「破棄」して構いません。
メールアドレスと件名を入力し、必要に応じてメール本文を加筆します。そしてそのまま「送信」すればOKです。メールアドレスと件名にも決められたものを自動挿入して欲しいところですが、かなり便利な機能だと思いました。
また、フィルタを活用すれば、保存した返信定型文を自動送信することもできるようです。
個人的にはあまり活用するイメージが沸かないのですが、例えばユーザーへの自動返信機能がない問い合わせフォームを使っていたりする場合に便利なのかもしれませんね。
（2）高機能コピペツール「CLCL」を活用する
Windows用に開発されたフリーソフトで、10年以上にわたって愛用されているソフトです。
通常はコピーをしてもクリップボードには最新の1件しか保存されませんが、CLCLでは最大10件保存されます。
残念ながら、何年にもわたり開発がなされていないので、VistaやWindows7などで動作保証はないので注意してください。
CLCLでは、普段利用するテキストを「登録」する機能が付いています。
この登録機能を利用して、メールの定型文を保存しておけば良いわけです。
（3）IMEの辞書機能を活用する
キーボード入力だけで決められた文書を入力することができるので、短い文書の場合には有効です。辞書機能のように古い技術でも、マウスを使わずに作業が完結する点は魅力です。
ただし、この方法では改行が反映されないので、短いセンテンスを入力する用途に限られますね。
かつて、私は定型メールを送信するとき、ローカルのフォルダに定型文を書いたテキストを保存しておき、必要に応じてファイルを開いて→コピペするという手順を踏んでいました。
ただ、このやり方だと、（1）ローカルのフォルダにアクセス→（2）ファイルを開く→（3）テキストをコピー→（4）メーラーに貼りつけという4段階を踏まなければなりません。
何がネックになっているかというと「コピペ」という作業です。CLCLもコピペといえばコピペですが、コピー作業がとても簡略化されています。私のオススメはGmailの返信定型文ですが、今後よりブラッシュアップして、正式版としてリリースされたら便利だと思います。